MANAJEMEN PROYEK

(disadur dari MANAJEMEN PROYEK-FREQUENTLY ASKED QUESTIONS; badan sertifikasi Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia)

Apakah yang dimaksud dengan Proyek itu?
Setiap proyek harus memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan aktivitas yang berurutan diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu sasaran tertentu. Suatu proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik, dimana setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100% sama, contoh dari proyek adalah: mengarang dan menerbitkan buku, mempromosikan produk dalam suatu tur ke daerah selama periode 2 minggu, membuka suatu kantor cabang yang baru, mengembangkan suatu produk atau jasa baru, merencanakan suatu sistem komunikasi yang baru, restukturisasi dari organisasi, membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya, menyelenggarakan pesta perkawinan, ulang tahun, dsbnya. Dari contoh ini tampak bahwa proyek tidak selalu harus diasosiasikan dengan dunia konstruksi melainkan juga dengan dunia non-konstruksi. Yang membedakan antara kedua jenis proyek hanyalah produk akhirnya, nyata (tangible) dan tidak nyata (intangible) saja.

Apakah perbedaan antara Proyek dan 'pekerjaan yang lain'?
Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua 'pekerjaan yang lain' dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek. Sebagai contoh : perakitan mobil-mobil Kijang pada 'assembly line' bukan proyek, namun membuat protipe mobil Kijang yang pertama merupakan suatu proyek. Demikian pula pembangunan pabrik / fasilitas perakitan mobil-mobil Kijang itu juga merupakan proyek.

Apakah Manajemen Proyek itu ?
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process'.

Pengetahuan apa yang harus dikuasai seorang Manajer Proyek ?
Seorang Manajer Proyek haruslah menguasai pengetahuan dan praktek lapangan dari kesembilan bidang keahlian, 'knowledge areas', sebagai berikut :
- Project Scope (Lingkup Pekerjaan) Management,- Project Time (Waktu) Management,- Project Cost (Biaya) Management,- Project Quality (Kualitas) Management,- Project Human Resource (Sumber Daya Manusia) Management,- Project Risk (Resiko) Management,- Project Communications (Komunikasi) Management,- Project Procurement (Pengadaan) Management,- Project Integration (Integrasi) Management.

Apakah yang dimaksud dengan 'life cycle' suatu proyek ?
Sejak dari awal dimulainya sampai dengan diakhirinya suatu proyek terdapat berbagai fase yang harus dilalui. Masing-masing fase mempunyai ciri-ciri yang berbeda, memerlukan waktu untuk melaksanakannya dan membutuhkan sumber daya yang berbeda pula.
Pada umumnya terdapat empat fase proyek yaitu : merumuskan masalah, mencari solusi terhadap masalah itu, melaksanakan solusi itu dan memonitor hasilnya yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut.