PERT Chart EXPERT

PERT Chart EXPERT adalah sebuah software apliasi manajemen proyek berbasis windows yang digunakan untuk membuat dan menampilkan project menggunakan PERT chart.

PERT Chart EXPERT dapat digunakan untuk perencanaan proyek. Sebagai tool perencanaan, PERT Chart EXPERT dapat melakukan sketch sebuah rencana proyek dengan melakukan clicking dan dragging untuk membuat tasks dan keterkaitan antar tasks. Dan kelengkapan atas sebuah rencana dapat dipenuhi, karena PERT Chart melalui tasknya dilengkapi dengan detail durasi, waktu, cost, pekerjaan, dll. Dalam aplikasi ini, kita juga dapat melakukan penambahan/penghapusan/mengorganize rencana proyek.

PERT Chart EXPERT terintegrasi dengan Microsoft Project untuk saling melakukan tukar data antara dua program tersebut. PERT charts dibuat terlebih dahulu pada PERT Chart EXPERT baru kemudian ditransfer ke Microsoft Project, dan secara otomatis seluruh task dan resource informasi dapat ditransfer dan diatur dalam Microsoft Project.

Planning/perencanaan

Aktivitas pertama dan utama dalam organisasi adalah perencanaan. Organisasi tidak akan menjalankan aktivitasnya tanpa adanya perencanaan. Dengan adanya perencanaan, maka ada pedoman yang menjadi dasar dalam setiap langkahnya.
Perencanaan merupakan suatu proses penentuan segala sesuatu di masa sekarang untuk aktivitas yang dilakukan dimasa yang akan datang. Beberapa bentuk rencana yang biasa dilakukan oleh organisasi, yaitu:
a. Program
Program merupakan tahap-tahap dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan secara berurutan.Misalnya program kerja organisasi. Dalam program kerja ada aktivitas yang sudah direncanakan sesuai dengan waktunya.
b. Standar
Standar merupakan norma yang telah ditetapkan sebagai alat ukur terhadap hasil yang dicapai, misalnya standar produksi.
c. Anggaran
Anggaran adalah suatu rencana tentang penggunaan dan pemanfaatan sumber daya yang tersedia.
d. Acara
Acara merupakan kebijaksanaan dan prosedur rumit yang biasanya diperkuat oleh anggaran modal dan anggaran pengusahaan yang diperlukan serta dirancang untuk melaksanakan sesuatu cara bertindak.
e. Siasat
Siasat adalah rencana yang disusun sebagai taktik melawan rencana pesaing. Dalam menjalankan aktivitasnya, organisasi selalu berusaha menemukan siasat-siasat baru untuk mengantisipasi pesaing.
f. Metode
Metode adalah cara tertentu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Organisasi selalu berusaha menemukan metode kerja yang paling efisien, sehingga ada perbandingan terbaik antara usaha dan hasil.
g. Kebijakan
Kebijakan merupakan pernyataan umum yang menuntun, menyalurkan pemikiran pengambilan keputusan para petugas bawahan di pelbagai bagian dalam suatu lembaga. Namun perlu diingat bahwa setiap kebijakan biasanya melanggar aturan yang sudah ditentukan. Hal ini diterapkan hanya dalam situasi dan kondisi tertentu.
h. Prosedur
Pemilihan cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan tertentu di waktu yang akan datang disebut dengan prosedur.
i. Peraturan
Peraturan adalah keharusan mengambil tindakan yang khusus dan definitive atau tetap berkenaan dengan situasi.


Dalam kegiatan perencanaan perlu mengacu pada criteria perencanaan yang dikenal dengan 5W + 2 H,yaitu:
a. What/Apa.
Dalam setiap rencana tentunya kita mengetahui apa yang akan direncanakan, misalnya rencana berwirausaha di bidang jasa warung internet.
b. Why/Mengapa
Disini dikemukakan alas an-alasan membuat rencana tersebut,misalnya membuka warung internet dengan alas an masyarakat sekarang butuh informasi yang serba cepat supaya tidak ketinggalan jaman.
c. Who/Siapa
Rencana yang sudah dibuat tentunya harus ada yang menjalankan atau melaksanakan. Siapa saja orang-orang yang dipercaya untuk menjalankan rencana tersebut.
d. When/Kapan
Perlu ada time schedule yang baik dalam menjalankan rencana, baik memulai maupun mengakhiri kegiatan.
e. Where/Dimana
Rencana yang sudah ditetapkan tentunya perlu tempat yang strategis dan kondusif dalam menjalankannya.
f. How many/Bagaimana
Perlu adanya strategi maupun prosedur untuk menjalankan rencana yang sudah ditetapkan.
g. How much/Berapa
Dalam pelaksanaan rencana perlu adanya anggaran yang disiapkan, berapa yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas tersebut, mulai anggarn persiapan, pelaksnaan maupun penyelesaian.

MANAJEMEN

Istilah manajemen dalam bahasa Latin “Managiare” yaitu ‘Manus’ berarti tangan dan agree yang berarti melaksanakan. Sedangkan dalam bahasa Inggris “to manage” yang berarti mengurus/ membimbing/mengawasi.

Menurut T. Hani Handoko, manajemen didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), Penyususnan personalia atau kepegawaian (Staffing), pengarahan dan kepemimpinan (Leading) dan pengawasan (Controlling).

Menurut The Liang Gie, manajemen adalah suatu proses kegiatan untuk menggerakkan dan mengendalikan suatu usaha kerjasama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan manajemen adalah
1. Mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha.
2. Mencapai efisiensi (kategori Sumber daya manusia, Suasana dan lingkungan organisasi, Alat perlengkapan kerja, Sistem atau prosedur kerja

Adapun sasaran dari manajemen adalah:
1. Human Resources.
Dalam setiap aktivitas manajemen yang dilakukan seharusnya selalu memperhatikan tentang potensi-potensi yang ada pada sumber daya manusia. Hal ini disebabkan sumber daya manusia merupakan faktor yang paling penting dalam kegiatan manajemen. Tanpa adanya pengelolaan sumber daya manusia yang baik, maka dapat dipastikan kegiatan manajemen tidak dapat berjalan dengan maksimal. Sasaran terhadap sumber daya manusia, bentuk kegiatanya dapat berupa memimpin, memotivasi dan mengarahkan orang-orang agar aktivitasnya mengarah pada tujuan yang akan dicapai.
2. Non Human Resources.
Sasaran manajemen yang kedua adalah non human resources atau segala bentuk fasilitas yang ada untuk menunjang pencapaian tujuan manajemen. Bentuk kegiatan non human resources adalah mengadakan dan memelihara serta mengendalilan segala fasilitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan misalnya, tempat, alat, metode kerja dan sebagainya.

Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen merupakan aktivitas manajer dalam menjalankan tugas sebagai pejabat manajemen (atas, menengah, bawah) terlepas dari organisasi besar/kecil. Pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen menurut para ahli antara lain:

G.R. Terry mengemukakan bahwa fungsi manajemen dibagi dalam 4 fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating, Controlling

Menurut Henry Fayol, fungsi manajemen terdiri dari Planning, Organizing, Commanding, Coordinating , Controlling

S.P. Siagian mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari 5 komponen, yaitu Plannning, Organizing, Motivating, Controlling, Evaluating

Menurut The ling Gie, Fungsi manajemen terdiri dari Perencanaan, Pembuatan keputusan, Pengarahan, Pengorganisasian, Pengontrolan, Penyempurnaan

MANAJEMEN PROYEK

(disadur dari MANAJEMEN PROYEK-FREQUENTLY ASKED QUESTIONS; badan sertifikasi Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia)

Apakah yang dimaksud dengan Proyek itu?
Setiap proyek harus memiliki start dan finish yang jelas, sekumpulan aktivitas yang berurutan diantara dua kejadian itu, berikut adanya suatu sasaran tertentu. Suatu proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik, dimana setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang 100% sama, contoh dari proyek adalah: mengarang dan menerbitkan buku, mempromosikan produk dalam suatu tur ke daerah selama periode 2 minggu, membuka suatu kantor cabang yang baru, mengembangkan suatu produk atau jasa baru, merencanakan suatu sistem komunikasi yang baru, restukturisasi dari organisasi, membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya, menyelenggarakan pesta perkawinan, ulang tahun, dsbnya. Dari contoh ini tampak bahwa proyek tidak selalu harus diasosiasikan dengan dunia konstruksi melainkan juga dengan dunia non-konstruksi. Yang membedakan antara kedua jenis proyek hanyalah produk akhirnya, nyata (tangible) dan tidak nyata (intangible) saja.

Apakah perbedaan antara Proyek dan 'pekerjaan yang lain'?
Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua 'pekerjaan yang lain' dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek. Sebagai contoh : perakitan mobil-mobil Kijang pada 'assembly line' bukan proyek, namun membuat protipe mobil Kijang yang pertama merupakan suatu proyek. Demikian pula pembangunan pabrik / fasilitas perakitan mobil-mobil Kijang itu juga merupakan proyek.

Apakah Manajemen Proyek itu ?
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, 'tools and techniques' pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : 'initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process'.

Pengetahuan apa yang harus dikuasai seorang Manajer Proyek ?
Seorang Manajer Proyek haruslah menguasai pengetahuan dan praktek lapangan dari kesembilan bidang keahlian, 'knowledge areas', sebagai berikut :
- Project Scope (Lingkup Pekerjaan) Management,- Project Time (Waktu) Management,- Project Cost (Biaya) Management,- Project Quality (Kualitas) Management,- Project Human Resource (Sumber Daya Manusia) Management,- Project Risk (Resiko) Management,- Project Communications (Komunikasi) Management,- Project Procurement (Pengadaan) Management,- Project Integration (Integrasi) Management.

Apakah yang dimaksud dengan 'life cycle' suatu proyek ?
Sejak dari awal dimulainya sampai dengan diakhirinya suatu proyek terdapat berbagai fase yang harus dilalui. Masing-masing fase mempunyai ciri-ciri yang berbeda, memerlukan waktu untuk melaksanakannya dan membutuhkan sumber daya yang berbeda pula.
Pada umumnya terdapat empat fase proyek yaitu : merumuskan masalah, mencari solusi terhadap masalah itu, melaksanakan solusi itu dan memonitor hasilnya yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut.

SISTEM ESTIMASI BIAYA DAN USAHA PROYEK PENGEMBANGAN SOFTWARE SISTEM INFORMASI BISNIS

Disadur dari naskah tulisan Suharjito(Staff PTA, TAB, BPPT -Prosiding Semiloka Teknologi Simulasi dan Komputasi serta Aplikasi 2006 )

Berlatar belakang dari kesulitan tersendiri dalam estimasi biaya dan usaha proyek dalam proyek software karena karakteristik software yang membedakandengan proyek fisik maka penelitian inidilakukan. Kesulitan yang sering dihadapi dalam estimasi proyek software sangat berkaitan dengan sifat alami software khususnya kopleksitas dan invisibilitas (keabstrakan). Selain itu pengembangan software merupakan kegiatan yang lebih banyak dilakukan secara intensif oleh manusia sehingga tidak dapat diperlakukan secara mekanistik murni. Kesulitan-kesulitan lainya adalah Novel application of software, Changing technology, dan Lack of homogeneity of project experience

Dalam usaha estimasi sering menghadapi dua permasalahan yaitu over-estimates dan under-estimates. Barry Boehm, telah mengidentifikasi beberapa metode estimasi biaya dan usaha proyek pengembangan software, yaitu Model algoritmik, Analogi, Pendapat pakar, Parkinson, Top-down, dan Bottom-up.
Dalam penelitian ini metode yang dilakukan oleh peneliti adalah studi lapangan, studi kepustakaan, metodes survei, dan analisa dan pemodelan. Dan metode perancangan yang digunakan adalah perancangan tampilan layar, perancangan basis data, perancangan model sistem UML. Pendekatan model yang digunakan dalam menghitung besaran proyek adalah model function point (FP). Dibandingkan dengan pendekatan berbasis ukuran baris (LOC/Line Of Code), pendekatan FP lebih independen terhadap bahasa pemrograman sehingga bisa diterapkan pada jenis aplikasi yang berbeda baik aplikasi database yang non-procedural, sistem informasi berbasis web, maupun aplikasi penghitungan. Sedangkan Verifikasi terhadap validitas model yang dihasilkan diketahui dari sampel data yang masuk, tingkat kesalahan dalam regresi tingkat kesesuaian dengan model yang sudah ada.

Model yang dikembangkan dalam kajian ini meliputi model estimasi besaran usaha pengembangan proyek dengan pendekatan function point dan alat bantu berupa software untuk memasukkan nilai parameter function point tersebut dan menampilkan model yang dihasilkan. Untuk pembuatan model estimasi biaya dan usaha proyek pengembangan software pertama-tama dilakukan analisa parameter yang berpengaruh terhadap kedua variabel tersebut. Untuk menguji keterkaitan atau pengaruh dari variabel, digunakan perhitungan nilai korelasi dari setiap variabel yang di analisa. Diketahui bahwa nilai usaha (effort) proyek pengembangan software dipengaruhi oleh nilai besaran function point dan tingkat kompleksitas proyek software. Artinya semakin tinggi nilai function point dan tingkat kompleksitas proyek software akan membutuhkan effort yang semakin tinggi pula. Untuk menguji validitas model yang dibuat digunakan metode uji adjusted R2, standard deviasi estimasi dan prediksi pada tingkat L (Pred(L)). Dan Sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini dirancang menggunakan pendekatan system berorientasi object. Proyek software hasil observasi menggunakan dana atau biaya penyelesaian proyek yang relatif kecil atau cenderung kecil jika dibandingkan dengan besaran ukuran software yang dikembangkan, hal ini menunjukan bahwa software house hasil observasi belum mengestimasi biaya pengembangan software secara real sesuai ukuran software. Model estimasi biaya pengembangan software yang diperoleh dari hasil observasi mempunyai bentuk model eksponensial, sedangkan model estimasi usaha modelnya cenderung berbentuk linier.
Maka Sistem estimasi biaya proyek dapat digunakan bagi para pengembang software (software developer), manajer proyek, dan staf IT lainnya. Sistem ini memungkinkan untuk melakukan estimasi suatu proyek secara kolaborasi baik dengan pengguna lain dari organisasi yang sama maupun dari luar organisasi.